PREÁMBULO

Objeto
Versia ha elaborado e implantado su propio canal de denuncias en cumplimiento de la legislación vigente. El Canal de Denuncias de Versia es el medio de comunicación por el cual clientes, proveedores, trabajadores, freelance, consultores y otros terceros se les permite comunicar de forma confidencial y, si lo desean, de forma anónima, los comportamientos a los que la legislación les pueda resultar aplicables.

Alcance
El Canal de Denuncias de Versia, se pone a disposición de todos los empleados, y terceros que trabajen o interactúen con Versia, con independencia de su nivel jerárquico y ubicación geográfica o funcional. El propósito es proporcionarles una herramienta para informar sobre cualquier comportamiento inapropiado que afecte la observancia del Código de conducta. El canal es accesible en cualquier momento a través de las siguientes vías: formulario web y direcciones de correo postal y electrónico.

Contenido
Además de este capítulo introductorio, el protocolo establecido para el canal de denuncias de Versia incluye:

• Modo de establecer contacto a través del Canal de Denuncias.
• Consultar el estado de mi denuncia.
• Tratamiento de la información.
• Legislación aplicable y certificados propios.
• Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal.
• Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
• Circular 1/2016, de 22 de enero, sobre la responsabilidad penal de las personas jurídicas conforme a la reforma del Código Penal efectuada por Ley Orgánica 1/2015.
• REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.
• Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

PROTOCOLO DEL CANAL DE DENUNCIAS

El Código de Conducta elaborado por Versia incorpora un sistema de denuncias por incumplimientos de este. El presente procedimiento se aplicará ante cualquier comunicación, denuncia y consulta que se reciba.

Inicio del procedimiento. La denuncia se podrá efectuar cumplimentando el modelo de formulario web o mediante cualquier otro formato del que quede constancia por escrito; debiendo adjuntar toda la documentación de la que se disponga y que sirva de soporte justificativo de la misma.

El escrito de denuncia deberá hacerse llegar a Versia por cualquiera de los siguientes cauces:

• A través del apartado habilitado en la web de Versia: https://www.versia.com
• Por correo electrónico al buzón canaldenuncias.vpo@versia.com
• Por correo postal al Comité de Cumplimiento Corporativo de Versia, Edificio Garve III en c/ Ibaibe, 27-1º Izq de Barakaldo (CP:48902) en Bizkaia.

La persona informante podrá en cualquier momento remitir escritos de ampliación con nueva información de hechos y/o pruebas, incorporándose al expediente. Se permitirá el envío de denuncias anónimas, sin perjuicio de poder efectuarse las comprobaciones preliminares pertinentes que en su caso se precisen.

Consultar el estado de mi denuncia: Tras el envío de su denuncia, el sistema proporcionará una respuesta automática comunicándole la recepción del formulario y posteriormente un ID de la denuncia (por favor conserve estos datos) que le permitirán consultar el estado de la misma, así como añadir nueva información.
En el plazo de 7 días se comunicará la apertura del expediente. La respuesta a la denuncia se comunicará en el plazo de 3 meses desde la apertura del expediente salvo excepciones. Dicha respuesta deberá contener la siguiente información: comunicación de la resolución de la denuncia, soluciones propuestas y las infracciones detectadas.

Tratamiento de la información: La información será analizada de manera objetiva, imparcial y confidencial. Se mantendrá reserva sobre quien haya denunciado. La información se pone exclusivamente en conocimiento de aquellas áreas cuya colaboración es necesaria para las actuaciones de comprobación, evitando perjudicar el resultado de la investigación o el buen nombre de las personas a las que afectan.
El resultado de las actuaciones de comprobación es comunicado a las áreas que han de aplicar las medidas de mitigación o corrección que correspondan, además de al denunciado y al denunciante, cuando proceda.

MODO PARA REALIZAR UNA DENUNCIA

Para formular una denuncia puede relatar los hechos o responder a las siguientes preguntas. La denuncia debe contener los datos necesarios para poder iniciar un trabajo de investigación; explicación de los hechos, incluidas las fechas y sociedad a la que afecta etc. Si se desea se puede adjuntar aquella documentación que ayude a explicar mejor la situación denunciada.

COMO REFERENCIA PARA SU EXPOSICIÓN SE EXPONEN UNA SERIE DE PREGUNTAR QUE LE PUEDEN AYUDAR EN SU EXPRESIÓN:

• ¿Has tenido conocimiento directo o indirecto de los hechos que vas a exponer?
• ¿Puedes datar los hechos entre fechas determinadas? ¿Se siguen produciendo?
• ¿Puedes determinar una ubicación? Instalaciones propias, oficinas, almacenes, o si se han producido externamente bien en ubicaciones de terceros o en remoto.
• ¿Desde cuando eres conocedor/a de la situación?
• ¿Son situaciones individuales o colectivas?
• ¿Ha comunicado previamente esta problemática? En caso afirmativo, ¿qué específicamente notificó y cuándo lo hizo?
• ¿A quién se lo informó? ¿Se ha trasladado al superior jerárquico y se han tomado medidas resolutorias?
• ¿Cómo les afecta y qué alcance tiene en la actividad de la empresa o sus relaciones con terceros? ¿Qué personas, departamentos, áreas están implicados?
• ¿Estás interesado en participar posteriormente en las soluciones que se propongan?
• ¿Existe algún riesgo inmediato para su seguridad o la de otros debido a esta situación?

Es conveniente que si poseen pruebas o algún tipo de documentación se faciliten. Por otro lado, se considera fundamental que, si los hechos relatados han sido encubiertos de algún modo o alguien ha intentado disuadirle, por favor, indíquenos quién lo hizo y cómo lo hizo.